Die Pflege des CateringCalendar soll für Sie so einfach wie möglich sein. Sie benutzen daher für jeden Speiseplan einen öffentlichen Kalender.
Öffentliche Kalender können Sie kostenlos und sehr einfach bei Freemail-Anbietern, wie z.B. Google / Gmail oder Outlook.com einrichten.
Die einzelnen Gericht tragen Sie später als Termine für den jeweiligen Tag in diesem Kalender ein. Viele Freemail-Dienste bieten die Möglichkeit dies auch über ein Smartphone zu erledigen.
Die folgende Anleitung beschreibt die Verwendung des CateringCalendar im Zusammenspiel mit einem öffentlichen Kalender bei Gmail (Google).
Ein Google-Konto anlegen
Am einfachsten und komfortabelsten können Sie einen öffentlichen Kalender über Gmail erstellen. Wenn Sie bereits ein Google-Konto besitzen können Sie dieses verwenden. Ansonsten müssen Sie ein neues Konto erstellen.
Exkurs: Einen Kalender mit mehreren Mitarbeitern bearbeiten
Wenn mehrere Mitarbeiter den Speiseplan bearbeiten können sollen haben Sie zwei Möglichkeiten, die Sie vor der Registrierung oder der Auswahl eines Gmail-Accounts beachten sollten:
- Gemeinsamer Account
Legen Sie einen neuen Google-Account an, der nicht an eine Person gebunden ist. Verteilen Sie die Zugangsdaten an alle Mitarbeiter, die den Kalender bearbeiten können sollen.
- Kalenderfreigabe (empfohlen)
Sie haben die Möglichkeit einen Kalender für andere Mitarbeiter freizugeben. Jeder Mitarbeiter kann so mit seinen eigenen Zugangsdaten arbeiten. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen können Sie ihnen die Freigabe einfach wieder entziehen.
Einen neuen Kalender anlegen
Nachdem Sie sich in ihrem Gmail-Konto angemeldet haben wählen Sie bitte den Bereich Kalender aus (https://calendar.google.com). Öffnen Sie das DropDown neben "Meine Kalender" und wählen Sie "Neuen Kalender erstellen".
Eine öffentliche Freigabe einrichten
Richten Sie nun die öffentliche Freigabe für den Kalender ein, damit der Server auf die Daten zugreifen kann. Wählen Sie "Diesen Kalender freigeben".
Im sich öffnenden Fenster können Sie den neuen Kalender konfigurieren:
Kalender-Konfiguration
| Kalendername | Der Name ist frei wählbar und soll Ihnen bei der Identifizierung helfen. |
| Beschreibung | Die Eingabe eines Beschreibungstextes ist optional. |
| Ort | Die Eingabe des Ortes ist optional. |
| Kalenderzeitzone | Geben Sie die korrekte Zeitzone an. |
| Diesen Kalender öffentlich machen. | Aktivieren Sie das Kontrollkästchen. |
| Für bestimmte Person freigeben | Sollten Sie den Kalender für weitere Mitarbeiter freigeben wollen tragen Sie hier die E-Mail-Adresse ein un vergeben Sie die Berechtigung "Änderungen vornehmen UND Freigabe verwalten". |
Mit dem speichern haben Sie nun die Grundlage für Ihren CateringCalendar erfolgreich erstellt.
Die Kalender-Adresse an die Schule übermitteln
Die Schule benötigt die Adresse Ihres Kalenders, um ihn auf ihrer Website zu integrieren. Um die Adresse zu ermitteln wählen Sie "Kalendereinstellungen".
Klicken Sie auf das iCal-Symbol.
Kopieren Sie den angezeigten Link.
Übermitteln Sie diesen Link an die Schule.
Den Kalender testen
Mit dem Link können Sie nun auch das Test-System benutzen, welches Ihnen unter https://schulhomepages.hamburg.de/cateringcalendar zur Verfügung steht.
Kopieren Sie Ihre Kalenderadresse in das Eingabefeld, klicken Sie "Einbettungscode erstellen" und wählen Sie anschließend "Größere Darstellung".
Sie sehen nun Ihren Kalender, wie er auf der Schulwebsite erscheinen wird. Soweit Sie noch keine Gerichte / Termine eingetragen haben ist er natürlich noch leer.
Erfahren Sie im nächsten Abschnitt, wie Sie Ihrem Kalender Gerichte hinzufügen.
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